Telefonservice

Esther Endres, Inbound Telefon-Team

Telefonservice

Die Telefonzentrale ist entweder kaum ausgelastet oder bei hohem Telefonaufkommen völlig überlastet. Dann ist dauernd besetzt und Anfragen und Bestellungen gehen verloren. Die Alternative zu mehr Personal und Investitionen in neue Technik kann das zeitweise oder dauernde Auslagern der Zentrale zum externen Dienstleister sein. Alle Anrufe werden nach Ihren Vorgaben entgegengenommen und weitergeleitet; Auskünfte werden erteilt, unerwünschte Werbeanrufe gefiltert und Rückrufe vereinbart. Erfahrene Kollegen und Kolleginnen halten Ihnen freundlich aber bestimmt den Rücken frei: Gönnen Sie sich den „Luxus“ wieder mal ungestört ein Konzept vorzubereiten, in Ruhe ein Personalgespräch zu führen und den Kopf frei zu bekommen für neue Ideen und effektives Krisenmanagement. Das Telefon ist nach wie vor der bevorzugte Kontaktkanal für Bestellungen, Anfragen und Reklamationen und ist bei eingeschränkter persönlicher Kommunikation noch wichtiger für den guten Draht zu Ihren Marktpartnern. Wir sind für unsere Kunden die externe Telefonzentrale, der persönliche Concierge- oder Sekretariatsservice oder die telefonische Auftragsannahme (mit Cross Selling Chancen).

Telefonzentrale auslagern statt „Bitte warten“

Ihre Hotline ist dauernd besetzt? Die Schaltzentrale des Unternehmens sorgt für ständige Erreichbarkeit, setzt aber teures eigenes Personal und moderne Technik voraus. Da sind Warteschleife und Anrufbeantworter keine kundenfreundliche Lösung. Die Alternative im Rhein-Main-Gebiet: Bestellungen, Ticketbearbeitung, Helpdesk, kurz alle eingehenden Telefonate einfach zu TeleMail umrouten. Unser Inbound-Service für Ihre Hotline: Routen Sie entweder generell alle Anrufe oder nur den Überlauf in Spitzenzeiten zu unserem erfahrenen Serviceteam. So halten Sie sich den Rücken von dauernden Störanrufen frei, sorgen dennoch für ständige Erreichbarkeit und hohe Zufriedenheit bei Ihren Interessenten und Kunden. Nutzen Sie unseren Sekretariatsoder Concierge-Service für maximale Flexibilität und höchstes Servicelevel.

Keine Lost Calls auch bei Anrufspitzen
Betreuung Ihrer Hotline – komplett oder nur zu Spitzenzeiten
Übernahme Ihres Sekretariatsfunktionen – so sind Sie immer erreichbar
Kein eigenes Personal und teure Technik notwendig
Kompetenz und Human Touch
Erfahrung in zahlreichen Branchen

Immer erreichbar mit unserem Sekretariatsservice

Wenn Sie nicht jeden Anruf persönlich annehmen wollen oder können, ist unser Sekretariatsservice die ideale Lösung. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie in einer Besprechung oder im Außendienst sind, bei Krankheit und Urlaub oder wenn Sie gerade telefonieren. Sie richten einfach eine Anrufweiterleitung von Ihnen zu uns ein und schon melden wir uns in Ihrem Namen. Selbstverständlich können Sie sich auf unser bestens geschultes Team verlassen: wir melden uns mit der gewünschten Begrüßung und reagieren in jeder Situation ganz nach den vereinbarten Vorgaben.

Die externe Telefonzentrale macht Anrufer glücklich

Unser telefonischer Sekretariatsservice zeigt Ihren Anrufern, wie wichtig Ihnen Kundenzufriedenheit ist. Denn Sie sind immer erreichbar – keine Bandansagen, keine Warteschleifen, kein „bitte versuchen Sie es später erneut“. Jeder Anrufer wird von uns individuell und persönlich betreut. Bei wichtigen Anrufen erfolgt die direkte Weiterleitung an Sie oder Sie erhalten von uns eine Benachrichtigung, dass Sie umgehend zurückrufen sollen. All das haben wir selbstverständlich im Vorfeld genau mit Ihnen abgesprochen. Wir bleiben übrigens stets unsichtbar – Ihre Anrufer werden nicht erkennen, dass Sie nicht direkt mit Ihrem Büro verbunden sind.

Das gute alte Telefon ist nach wie vor Nummer 1

Vieles spricht für eine ständig und zuverlässig erreichbare Zentrale. Denn trotz Email, Webpräsenz und FAQs bevorzugt der Verbraucher den spontanen Telefonanruf zur Lösung seines Problems: 74 % haben nicht gern mit Unternehmen zu tun, die telefonisch schlecht erreichbar sind*. Sehr unbeliebt bei Anrufern: die Aufforderung „dann drücken Sie die Eins“. Engagieren Sie lieber unser Telefonteam: wir koordinieren alle Telefonkontakte nach Ihren Vorgaben, zu den von Ihnen gewünschten Service-Zeiten. Das ist zuverlässige Kommunikation und eine gute Visitenkarte Ihres Unternehmens. Auch bei den Kosten können Sie ganz entspannt bleiben – unser zeitnahes Reporting hält Sie stets auf dem Laufenden.
_{* Quelle: Studie „Trendwende“, Verint Systems Inc, 2016}

Ein paar Antworten zum Thema Telefonservice:

Warum Telefonzentrale extern?
Zentrale überlastet oder unausgelastet, lange Warteschleifen und verärgerte Anrufer sind vermeidbar: wir übernehmen eingehende Telefonate zuverlässig, vorübergehend (Urlaub) oder dauerhaft.
Günstiger, als es selbst zu machen?
Transparenten variablen Kosten in Abhängigkeit vom Anrufaufkommen stehen Fixkosten und Overheads in der Verwaltung sowie hohe Investitionen in Hardware gegenüber und die Vorteile interner Konzentration auf Kernaufgaben.
Hotline?
Sekretariatsservice, Helpdesk, Bestellannahme oder Conciergeservice: Wir sind zuverlässig erreichbar; kein Anruf geht verloren; nervige Werbeanrufe stören Sie nicht mehr.
Ist eine Anbindung an meine Datenbank möglich?
Ticketbearbeitung, Bestellungen werden in Anbindung an Ihr Firmennetzwerk erledigt; Sie erteilen unserem Team nur die jeweils nötigen Zugriffsrechte.
Auch E-Mail-Bearbeitung und Chatsupport?
Nach Ihren Vorgaben bearbeiten wir eingehende E-Mails und Ihre Chatanfragen: Nehmen Bestellungen entgegen, leiten an die zuständige Stelle weiter.
Outsourcing für meine Firma geeignet?
Unser Team hat Erfahrung aus der Arbeit mit Versandhäusern, Handwerkern, Direktbanken, Versicherungen, Verbänden, KMU und Mittelstand.
Callcenter sind so unpersönlich?
Wir melden uns mit Ihrem Firmennamen, alle sind geschult, mit Ihrem Unternehmen vertraut und kennen den Wert persönlicher und freundlicher Kommunikation.
Was passiert außerhalb der Bürozeiten?
Nach Ihren Vorgaben wird ein mit Ihnen abgestimmter Info-Text für den Anrufbeantworter aufgespielt (z.B. mit Hinweis auf die Bürozeiten).
Was kostet der Service?
Abhängig von der Gesamtzahl der Anrufe, der Anrufdauer und den Servicezeiten, zahlen Sie entweder eine monatliche Flatrate oder einen festen Preis je Anruf.

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